Termin płatności minął dwa miesiące temu. Telefony zostają bez odpowiedzi, mail „uprzejmie przypominamy" też. Zanim wyślesz sprawę do sądu, warto wykonać trzy ruchy — nie dlatego, że sąd jest zły, ale dlatego, że każdy z nich albo kończy sprawę wcześniej, albo poprawia Twoją pozycję, kiedy już do sądu trafisz.
Najpierw ustal, czy to spór, czy brak pieniędzy
To dwa zupełnie różne problemy, choć wyglądają tak samo: przelewu nie ma. Jeśli kontrahent kwestionuje fakturę — bo według niego usługa była wykonana inaczej, później albo w mniejszym zakresie — masz spór o zasadność. Liczy się wtedy dokumentacja: zamówienie, korespondencja, protokół odbioru, zaakceptowany zakres prac.
Jeśli nikt niczego nie kwestionuje, a pieniędzy po prostu nie ma, masz problem z płynnością dłużnika. Tutaj nie liczą się argumenty, tylko kolejność. Wierzycieli zwykle jest więcej niż jeden, a spłacani bywają ci, którzy pierwsi zrobili konkretny krok.
W windykacji rzadko wygrywa ten, kto ma najostrzejsze pismo. Wygrywa ten, kto pierwszy ma tytuł wykonawczy.
Rozróżnienie zajmuje jedną rozmowę, a przesądza o całej dalszej strategii. Dlatego zawsze zaczynam od pytania, czy dłużnik kiedykolwiek zakwestionował fakturę na piśmie.
Krok 1. Wezwanie do zapłaty, które robi różnicę
Większość wezwań, które widzę, to trzy zdania i numer konta. Takie pismo dłużnik odkłada na bok, bo nic z niego nie wynika. Wezwanie, które działa, zawiera pięć rzeczy:
- dokładne oznaczenie należności: numer faktury, kwotę i datę wymagalności;
- konkretny termin zapłaty — na przykład 7 dni od doręczenia — i numer rachunku;
- informację o odsetkach i rekompensacie za koszty odzyskiwania należności;
- zapowiedź kolejnego kroku wraz z datą, po której zostanie wykonany;
- formę, która daje dowód doręczenia: list polecony za potwierdzeniem odbioru albo wiadomość na adres wskazany w umowie.
Bo bez niego ryzykujesz kosztami procesu. Jeśli pozwany przy pierwszej czynności uzna żądanie i wykaże, że nie dał powodu do wytoczenia sprawy, sąd może kosztami obciążyć Ciebie — mimo że to Ty miałeś rację. Wezwanie odbiera dłużnikowi ten argument.
Krok 2. Odsetki i rekompensata, o których łatwo zapomnieć
W transakcjach między przedsiębiorcami odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych należą się z mocy ustawy — nie trzeba ich zapisywać w umowie ani osobno o nie wzywać. Biegną od dnia następującego po terminie płatności.
Do tego dochodzi ryczałtowa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Nie musisz wykazywać, że jakiekolwiek koszty faktycznie poniosłeś — kwota zależy wyłącznie od wartości świadczenia:
| Wartość świadczenia pieniężnego | Rekompensata |
|---|---|
| poniżej 5 000 zł | równowartość 40 euro |
| od 5 000 zł do 50 000 zł | równowartość 70 euro |
| 50 000 zł i więcej | równowartość 100 euro |
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych przyznaje wierzycielowi, od dnia nabycia prawa do odsetek, rekompensatę za koszty odzyskiwania należności — bez wezwania, w wysokości zależnej od wartości świadczenia.
Rekompensata przysługuje od każdej transakcji osobno, więc przy kilku niezapłaconych fakturach potrafi zmienić rachunek na tyle, że dłużnikowi przestaje się opłacać zwlekanie. To jest jej cały sens: ma być niewygodna.
Krok 3. Ugoda albo raty — jeśli po drugiej stronie ktoś jeszcze rozmawia
Jeżeli dłużnik odbiera telefon i przyznaje, że jest winien pieniądze, warto to wykorzystać. Ugoda z uznaniem długu daje dokument mocniejszy od faktury, przerywa bieg przedawnienia i porządkuje sprawę na piśmie.
Harmonogram spłat ma sens pod jednym warunkiem: musi mieć klauzulę, zgodnie z którą uchybienie jednej racie powoduje natychmiastową wymagalność całości. Bez niej rozkładasz dług na raty, a windykację — na lata.
Każde kolejne „jeszcze dwa tygodnie" kosztuje pozycję w kolejce wierzycieli. Jeden ustępstwo — tak. Trzecie — to już sygnał, że czas przestać czekać.
Kiedy przestać czekać i iść do sądu
Są sygnały, po których nie ma na co liczyć: brak jakiejkolwiek reakcji na wezwanie, zmiana adresu bez uprzedzenia, informacje o innych niezapłaconych fakturach w branży, zapowiedź restrukturyzacji. Wtedy każdy tydzień działa przeciwko Tobie.
Dla bezspornych należności najszybszą drogą jest zwykle postępowanie elektroniczne: pozew składa się przez internet, opłata sądowa wynosi czwartą część zwykłej, a dowodów nie trzeba dołączać w papierze. Sąd wydaje nakaz zapłaty; jeśli dłużnik wniesie sprzeciw, sprawa trafia do zwykłego trybu i wraca kwestia dokumentów.
Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po trzech latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Faktura wymagalna w marcu 2024 roku przedawni się więc dopiero 31 grudnia 2027 — ale ani dnia dłużej.
Czego lepiej nie robić
- Nie prowadź windykacji wyłącznie telefonicznie i SMS-owo. Po roku nie zostanie z tego żaden dowód.
- Nie strasz zawiadomieniem do prokuratury. Niezapłacona faktura sama w sobie nie jest przestępstwem, a groźba osłabia Twoją wiarygodność.
- Nie oddawaj sprawy „firmie od długów", zanim nie sprawdzisz, czy zlecasz windykację, czy sprzedajesz wierzytelność — i za ile.
- Nie zbieraj faktur „do końca roku". Im starszy dług, tym mniejsza szansa na odzyskanie całości.
Co możesz zrobić dzisiaj
- Wyciągnij fakturę i ustal dokładną datę wymagalności.
- Sprawdź, czy masz umowę, zamówienie albo potwierdzenie odbioru — to one decydują w sądzie.
- Policz odsetki i dolicz rekompensatę.
- Wyślij wezwanie z terminem 7 dni, w formie dającej dowód doręczenia.
- Zapisz w kalendarzu datę, po której składasz pozew — i dotrzymaj jej.
Jeżeli na którymkolwiek z tych punktów utykasz, zadzwoń. Zwykle wystarczy krótka rozmowa, żeby ustalić, czy sprawa nadaje się do szybkiej ścieżki, czy trzeba ją najpierw udokumentować.
Każda sprawa ma własne szczegóły — umowę, korespondencję, terminy — i to one decydują o wyniku. Ten wpis pokazuje kierunek, a nie gotowe rozwiązanie Twojej sytuacji.
Prowadzę kancelarię w Mszczonowie. Zajmuję się windykacją należności i stałą obsługą firm — a ponieważ mam też uprawnienia doradcy podatkowego, patrzę na sprawę od razu z obu stron. Sprawy prowadzę także zdalnie, w całej Polsce.
Zadzwoń: 501 665 682